När var du senast på ett minnesvärt seminarium eller en konferens som verkligen gav behållning? Jag är säkert inte ensam om att tycka att möten ska hålla hög standard, så varför är då så många seminarier och konferenser fortfarande stöpta i samma förutsägbara form? Jo, helt enkelt för att det har gått slentrian i “konferensandet” och det är både trist och onödigt. För det behöver inte kosta mängder att addera det lilla extra som gör just ditt seminarium minnesvärt!

Efter många år i näringslivsorganisationer har jag stor erfarenhet av att medverka, arrangera och leda seminarier och konferenser av olika slag. Och jag vet hur man undviker fällor som ofta drar ner kvalitén på ett möte. De erfarenheterna har jag med mig in i min roll som “mötesbyggare” och moderator.

Jag lyfter alltid fram några käpphästar i samband med uppdrag. Självklart varierar mina råd beroende på det tänkta mötets karaktär, men flera av följande punkter är givna:

•  Varför vill ni arrangera detta möte? Ha ett klart syfte, med andra ord.
•  Hur ser den tänkta publiken ut? Homogen eller varierande bakgrund?
•  Vad är det viktigt att deltagarna tar med sig från mötet?
•  Hur lång tid går åt för att täcka ämnet/ämnena? (Underbart är oftast kort…)
•  Många talare? Dela in seminariet i block.
•  Begränsa antalet talare/debattörer på scenen samtidigt.
•  Se till att avdelade tider hålls. Basta.
•  Undvik att talare gör företagspresentationer - lägg på nätet och/eller i folder.
•  Undvik “death by powerpoint”...  
•  Behövs någon “magnet” för att nå er publik?
•  Moderatorn kan inte åstadkomma underverk om programmet är svagt

Prio ett är att lägga stort fokus på publiken - dvs ha ett utifrån och in-perspektiv. Dina seminariedeltagare har satt av tid för att de vill få nya insikter. Kanske har de betalat en väl tilltagen avgift, men om inte, kostnadsfritt innebär inte att du som arrangör kan ge avkall på kvalitén! Du vill ju inte att publiken ska bli irriterad över illa förberedda presentationer, dåliga powerpoints eller talare som inte kan förmedla sitt budskap på ett intresseväckande sätt. Då kanske de avstår från ditt nästa arrangemang.

För att undvika det är noggranna förberedelser A och O. Lämna inget åt slumpen! Återigen, utgå från de förmodade deltagarna. Vad vill du att de ska ta med sig från mötet - och vad tror du att de själva vill få ut? Utforma programmet därefter. Försök att “kvalitetssäkra” talarna - har de scen- och presentationsvana? Ovana talare kan behöva stöd från moderator - frågor istället för innantilläsning och powerpoints ger bättre dynamik.

Författare: Maria Nygren