Fester, möten och andra arrangemang behöver en lokal för att de ska bli av. Vilken typ av lokal man väljer har en stor betydelse till hur eventet i slutendan upplevs av deltagarna. Att välja rätt lokal för evenemangets syfte är alltså en av de första sakerna man ska börja med när man sätter igång med planeringsarbetet. 

Hur lyckas man då med att välja rätt? Oona von Zweygbergk från  Venuu.se, Sveriges största söktjänst för event- och möteslokaler, delar med sig sina tips i detta blogginlägg.

Evenemangets syfte

Innan man väljer lokal, eller ens börjar med att skicka förfrågningar, måste man ha bra koll på varför man arrangerar eventet och vad är dess syfte. Olika arrangemang har ofta väldigt olika utgångslägen samt målsättningar. Syftet med ett bröllop är annat än med ett 30-årskalas. Företags interna julfest är oftast mindre formell än ett kundevent med externa gäster. 

När du har evenemangets syfte och mål klart för dig kan du gå vidare till nästa steg, och fortsätta med att lägga fokus på hur eventlokalen möjligtvis kan stödja denna målsättning.

En bra fungerande eventlokal… eller någonting utöver det vanliga?

Evenemangets syfte är en väldigt avgörande faktor som påverkar utgångsläget till vilken typ av lokal man egentligen ska börja leta efter. Lokalen definierar evenemangets karaktär och skapar (eller i värsta fall förstör) stämningen på eventet. 

Du behöver alltså hitta en  passande lokal. 

Varje eventlokal har sin karaktär och stämning som kan förstås variera väldigt mycket. Mycket beror också på hur lokalen har möblerats. En lokal kan i sin stil vara klassisk, mysig, gammal, modern, trendig… Det viktigaste är att veta vad man är ute efter. Vilka känslor eller reaktioner vill man väcka hos deltagarna? 

Stockholms äldsta teaterhus, Södra Teatern, erbjuder fantastiska lokaler även för konferens!

I värsta fall kan ett misslyckat val av lokal förstöra hela evenemanget. Det kan finnas hinder så att alla inte kan se scenen, teknik som inte fungerar, lokalen kan ha en dålig belysning för eventets syfte eller en generell stämning som helt enkelt inte fungerar för evenemangets karaktär. 

“Passande” behöver alltså inte nödvändigtvis betyda att valet ska grunda sig i vad som har gjorts tidigare eller vad som känns mest lämpligt för gruppen. Passande kan också vara någonting som bryter detta mönster helt och hållet, och blir någonting som deltagarna verkligen inte har förväntat sig. Det händer ibland att arrangören under valprocessens gång ändrar sig totalt och slutligen bokar ett ställe som ingen på företaget har testat tidigare eller tänkt för just detta evenemang. 

Med andra ord - ett lyckat val av lokal kan lyfta ditt evenemang över allas förväntningar!

Checklist:

• Gör klart för dig själv varför evenemanget arrangeras.
• Utifrån det, definiera evenemangets syfte & mål.
• Fundera över vilka tjänster du vill att lokalen ska erbjuda.
• Mat & övrig servering - ska den beställas från lokalen eller utifrån? 
• Dekoration & stämning; Tänk även på vilka känslor eller upplevelser du vill väcka hos deltagarna. Kan man möblera om lokalen?
• Säkerställ att lokalen fungerar för den mängden gäster du ska bjuda in samt hur gästerna enklast tar sig på plats.
• Förväntar du gäster med rullstol? Kolla så att lokalen är rollstolsanpassad. 
• Sist men inte minst - aldrig underskatta lokalens betydelse för eventets slutresultat. Var ute i god tid!

Letar du efter lokal för ditt evenemang? Hos Venuu.se hittar du över 1300 lokaler för fester, möten & konferens !

Författare: Oona von Zweygbergk, Venuu.se